導入事例

丸善食品工業株式会社

「様々な ASP サービスを Google Workspace に統合して管理を効率化。経費削減にも成功し、国内の社内間ファックス通信費は 0 円に。」

管理部 情報システム課 課長 内沢 博昭さん

手間のかかるパソコン管理、そして使いこなせない iPhone

Google Workspace 導入以前は、ホスティング サーバー契約をして Microsoft Outlook Express を利用していました。しかし急ぎのメールを確認できるよう、メールは携帯に転送をかけて見ていました。2009 年には全社的に iPhone を導入しましたが、IT 部門のリソース不足で、メールは相変わらずキャリア メールに転送をかけていました。しかしこれだとメールを読むことができても、キャリア メールではビジネス マナー上返信ができない。それに加え、Outlook Express の不具合や原因不明のメールの遅延に悩まされていました。また、会社全体のシステム管理を私一人で行なっているのですが、弊社は工場や営業所が全国にまたがっており、例えば山形鶴岡工場や営業所のパソコンが故障した時には出張対応していました。しかしこれだと、メッセージを復元できなかったり、修復するまでの間スタッフの仕事とメール業務が途切れてしまっていただけでなく、リカバリ作業は私にとって大きな負担となっていました。

複数の ASP サービスを Google Workspace に置き換え、コスト削減、労力削減

弊社では現在 120 アカウント使っていますが、Google Workspace の導入は管理労力の削減だけでなく、コスト削減にもつながっています。

そんな時、他社が Google Workspace を導入してコストや管理面での様々なメリットがあったとうかがい、我々も 2011 年の 10 月に導入を決めました。弊社にとって、Google Workspace の一番の魅力は、どこにいてもどんなデバイスからでも会社のメールを読み書きできるという Gmail でしたが、導入にあわせてグループウェアも他の ASP サービスからカレンダーに乗り換えました。また、これまで使っていた ASP のメールセキュリティーも使う必要がなくなり、Google Workspace により社内システムの一元管理が可能となりました。弊社では現在 120 アカウント使っていますが、Google Workspace の導入は管理労力の削減だけでなく、コスト削減にもつながっています。ファイルサーバーは並行して自社で立てていますが、 Google ドライブも併用しています。保存はファイルサーバー、そして共有はドライブ、といった使い分けをしています。導入にあたり、「同期」という概念をスタッフに理解してもらうことが必要でしたが、それ以外はさしたる問題もなく、スタッフの評判も上々です。

いまだファックスは重要な業務連絡手段 - インターネット ファックスの導入でコスト削減と迅速な取引を実現。

Gmail の迷惑メール振り分け機能によりスタッフが業務メールに集中できたり、Google Workspace 自体が逐次機能強化を図ったり細かなプログラムの修正を行なっているため、管理をする手間が大幅に削減されるなど、本当に多くの付随メリットがあります。

弊社は主に飲食店や製造メーカー向けの調味料やラーメンスープを提供していますが、商品開発は山形鶴岡工場で行い、営業は東京を主軸に行なっています。また中国にも海外営業のスタッフがおり、遠距離での情報共有が日常的に行われています。弊社のスタッフはパートも含め 200 名以上おりますが、Google Workspace のアカウントは、山形鶴岡工場の管理職と間接部門、開発スタッフ、東京本社の総務経理、そして全ての営業スタッフに割り当てています。先に述べたメールの活用はもちろん、カレンダーによるスケジュールの調整、そしてドライブでの情報共有を主に利用しています。これまで「報告を上に上げる」という感覚で行われていた様々な業務もドライブでの共有に切り替えたことで、報告業務と管理業務が楽になったとの声を聞いています。営業や開発の全ての日報、販売予測、そして営業見込み等、全ての報告はドライブを通して行われることにより、時間と場所を選ぶこと無く、また誰もがドキュメントをのぞけるポリシーにしているため透明性も確保しています。

また、弊社のような業界ではファックスが未だ大切な業務連絡の手段であり、国内全域、そして海外とのファックスにかかるコストが相当な金額に上っていました。そこで Google の ID を 12 台の複合機に割り当て、インターネット ファックスの仕組みを作ることで、社内間のファックスの通信コストを 0 円にすることに成功しました。また、各地にある営業所には営業マンしかおらず、通常オフィスには誰もいないため、営業所に届くファックスは全て本社に転送しています。これにより、これまでファックスの確認だけのために営業所に立ち寄らなければならかなった営業マンの労力も削減され、同時に大切な取引や急ぎの取引をタイムリーに処理することができるようになりました。

他にも、卓越した Gmail の迷惑メール振り分け機能によりスタッフが業務メールに集中できたり、Google Workspace 自体が逐次機能強化を図ったり細かなプログラムの修正を行なっているため、管理をする手間が大幅に削減されるなど、本当に多くの付随メリットがあります。

現在、工場の様子をビデオで共有したりするなど新しい試みをしていますが、Google Workspace の利用方法はアイデア次第だと思うので、FAQ をサイトの掲示板で作りこむなど、今後も更なる業務改善に役立てられるよういろいろ模索していきたいと思います。

※ Google Workspace は、2020年10月6日以前は G Suite として知られていました。