株式会社オノコム

弊社は、設計・デザインから建築全般までを行なう総合建築会社です。Google Workspace の導入以前は、建築現場が決定すると、まずは担当者が現場に行って調査を実施し、その業務と同時並行で ADSL に申し込み、ネットワークの開通まで 1 〜 2 週間待ちながら、現場に事務所を建てるといったスタートアップを行なっていました。

長い現場だと半年以上、平均すると数カ月単位で現場に常駐しなくてはならないということは、現場の事務所にも、本社と同様のインフラが必要になることを意味します。しかし、実際には、ネット環境が整うまでは、メールをチェックするためにその都度、現場近くに借りているアパートに戻ることも少なくありませんでした。

そんな理由から、どこからでも文書確認ができる共有フォルダとして別のグループウェアを使っていましたが、使い勝手という意味では、満足できるものではありませんでした。加えて、ローカル PC にデータを溜め込んでしまうと、万が一クラッシュした時が大変です。

効率的な業務フローの構築には、現状をどう打破すべきか。そういったことを考えていた時に出合ったのが、クラウドサービスを有する Google Workspace だったわけです。

実際に契約したのは、2 年半前のこと。最初の 1 年は、メールとカレンダー機能を主に活用しました。現在のように、ドキュメントやサイト、ドライブなどのサービスをフル活用しはじめたのは、1 年半からです。

導入にあたって他社との比較検討もしましたが、セミナーに参加し話を聞いたことで、近い将来、メールやカレンダーにとどまらないサービスを使いこなせば、現場に常駐するスタッフたちの業務が今にも増してずっと効率的になると考えました。

Google Workspace が良かったのは、コストパフォーマンスに優れていることに加えて、モバイル WiFi やスマートフォン、iPad などのモバイル端末と組み合わせて使うと、利便性が増して、とてもパワフルに使えることです。現場で業務を行なうことの多いスタッフたちのことを鑑みるにつけ、これはとても魅力的でした。

さらにセキュリティ面での安心感も、導入の後押しになりました。もしもハードを無くしてしまっても、クラウド上にデータが残っていること、アカウントをすぐにロックできるところも便利ですね。

メールとカレンダー機能は言うに及ばず、現在は社員の大多数がドキュメントやサイト、ドライブを駆使して業務にあたっています。

まずはドキュメント。進歩的なチームは、事前に議題やテーマを書き、会議中はプロジェクターや写真、動画などを用いて話し合い、現場の様子はライブカメラで中継し、同時並行でドキュメント内に議事録を書き込みながら、会議を行なっています。話し合われた内容はリアルタイムでドキュメントに書き記されていくので、誰もがモバイル端末やタブレット PC で、必要な情報をいつでも共有できるようになりました。

サイトは、チームや個人の報告書として機能するドキュメントのような使い方ではなく、社内標準となっている文書やマニュアルのダウンロードサイト的な使い方をしています。たとえば、現場スタッフが常時必要な役所に提出する書類を組み込んでおくといった感じです。

ドライブは、パソコン上のファイルをマイドライブに同期することで、出先でいつでもデータ確認ができると、こちらも社員から好評です。

今後は、支社や全国の現場とさらなる連携を図るべく、オンライン上に手作りのシステムを構築していければと思っています。