これからの時代のスピード感についていけないのではないか。そんな危機感から、2017 年にGoogle Workspace の徹底活用を決意した横浜ゴム。Google Workspace の先進的な機能を活用することで、業務の効率はどれほど向上したのか。その成果を、同社システム担当者と、現場スタッフに聞いてきました。

丁寧なサポート、ガイドラインによって利用を拡大していきたい

このようにすでに大きな成果を上げつつある Google Workspace 導入だが 、移行初期には、少なからず混乱もあったと 、時田氏は 2014 年の移行開始当時をふり返る。

「導入前には各事業所・工場で説明会を行い、マニュアル、ヘルプデスクも用意したのですが、最初の 1 か月くらいはやはり大変でしたね。予想はしていましたが、現場の一部からは新しいツールへの抵抗もありました。」

その対策は 、とにかく地道な説明しかないという時田氏。今年に入ってからは、より高度な使いこなしを求める社員のリクエストに応えるかたちで、Google ドライブなど、個別の機能にフォーカスを当てた研修会も実施、好評を博しているとのことだ。もちろん、より幅広い層に向けた啓発活動も今後、さらにやっていくと言う。

「現在準備中のガイドラインでは、Google Workspace のさまざまな機能を活用していくためのコツ、シチュエーションも伝えていきたいなと考えています。というのも、例えば、ハングアウトの便利さは誰もが理解しているのですが、それを上司や先輩に送るのが失礼にあたらないか、という意見も一部にありまして......。こちらの側から、そんなことはないのだということを啓発していく必要があるな、と。ガイドラインでは、そのほかにもセキュリティへの漠然とした不安など、よくある質問を、グラフィカルに分かりやすく説明していく予定です。Google Workspace は導入にパワーがかからないため、こうしたかたちで、Google Workspace のさまざまな機能を使いこなしていくことにパワーを使っていきたいと考えています。」(時田氏)

また、今春からは、Dialogflow を利用した社内チャットボットの運用も開始。現在はメールなど、一部機能のサポートに留まっているそうだが、今後、対応機能をさらに拡大し、システム部門、ヘルプデスクの負荷を下げていきたいと語ってくれた。

ハングアウトを活用した在宅勤務など、さらなる働き方改革を推進

これからも、Google Workspace を活用して、働き方改革を積極的に推進していきたいという横浜ゴム。在宅勤務時の有効活用や、中長期的な展望としてモバイル活用などを具体的に検討中とのことだ。

「在宅勤務制度を今年から導入しましたが、実際に在宅勤務中において、ハングアウトは非常に有効だと感じました。在席・離席の表示もされるため、実際のオフィスにいるかのような対応ができるのも良いところだと感じました。また、先ほどは部下から上司には送りにくいと考える社員もいるとお話しましたが、上司が海外にいるという部署では、毎週のミーティングや連絡など、遠隔地とのやり取りにも積極的にハングアウトが活用されています。」(時田氏)