2014 年 8 月ごろ、Google Workspace の導入を依頼したリセーラーから、G Suite Business リリースの情報がもたらされる。

ちょうど、前述の問題への対処を検討していた時でした。G Suite Business には、ユーザー管理や携帯端末管理による端末のセキュリティ保護、共有権限の設定が行えるほか、高度な監査とレポート機能が搭載されると聞きました。さらに、利用できるファイル容量が無制限です。その場で見積もりを依頼しました」と寺田氏。G Suite Business へのアップグレードとアカウント追加は、寺田氏がトップに具申に即座に決定した。

た、Chromebook および Chrome Management Console の導入もほぼ同時に検討に着手し、先行的に一部に導入。今後、支社を中心に 4000 台の Windows 端末をリプレイスすることで、ハードと Microsoft Office の分だけで 3 ~ 4 億円ものコストカットが可能となった。

「営業担当者が持ち出していたノート PC の分も合わせ、5000 台ほど導入していくことを決めました。情報環境を数年で一新することになります」と寺田氏は力を込める。

「まず、メール環境が相当安全になったと思います」と寺田氏。従来はオンプレミスであったため、マルウェアなどの対策が不可欠であったが、対策ソフトの更新が遅れてしまうこともあった。

「そうした手間が一切不要で、かつウィルスがシャットアウトされる 環境となって安心しています」

グループ会社や営業拠点の多い同社は、営業だけでなく管理部門のスタッフもひんぱんに社外で業務を行っている。従来は不可能であったファイルサーバーへのアクセスが G Suite Business の導入で可能となり、業務効率やペーパーレス化が大幅に向上したという。

「以前は、何十ページもあるマニュアルをファックスで送ったり、プリントアウトして持参するなどしていましたが、モバイル端末でいつでもどこでも見ることができるようになりました。これは大きいですね」

また、拠点間でのちょっとした会議などによくハングアウトが利用されるようになったという。「本社が名古屋市内に散在しているので、その都度、足を運ぶ機会が多かった。それが大幅に減って楽になった」という。

さらに、それまでイントラネットがなくグループ各社の情報共有もなされていなかったが、さっそく Google サイトでグループ各社を横断しての情報発信・共有を図り始めている。

「各社が縦割りで、シナジーを発揮させるという発想も希薄でした。今後、そうした壁が取っ払われていくと見ています」

そう話す寺田氏は、今後、ワークフローなどの業務システムと G Suite Business をシームレスに連携させ、ポータル化を図っていく考えだ。

「せっかくオールインワンの G Suite Business に集約化できるので、『ここを見れば OK』という理想の環境をつくりたいですね」と結んだ。