北海道札幌で NTT の「フレッツ光」など電話回線サービス加入申込者宅への事前調査や、回線工事を受託している株式会社シージェイシステム。同社は 2010 年 12 月に Google Workspace を全社に導入した。

同社がそれまで利用していたメールサービスの容量は全体で 500 MB。20 人で使えば 1 人あたり 25 MB ということになる。

「エクセルやパワーポイントの業務報告書は、メール添付で取引先に提出していました。結構な大容量なので、メールボックスはすぐ満杯になってしまっていました」と代表取締役の成田 禎仁さんは述懐する。また、大容量のメールを送信できないある取引先には、プリントアウトした書類を毎日届けなければならなかった。往復 40 km で、降雪のある冬場だと 2 ～ 3 時間を要する。印刷代も月 5 ～ 6 万円かかっていた。

「朝からの作業でも届けられるのは昼ごろになり、先方ではそこから始める作業があって残業の要因となっていました。こうした事態が改善できるツールを探すことにしたのです」

そんな時に成田さんは取引先から Google Workspace を紹介される。さっそく成田さんは、いくつかの日本メーカーの製品と比較検討した。

「日本の製品はバージョンアップのスピードが遅く、またそのたびに費用がかかることもネックでした。それに引き換え Google 製品はアグレッシブに更新され、世界中で使われているので何かと勉強になると思えました。しかもバージョンアップは無料ですし」

取引先にもメリットのある Google Workspace を導入してもらい、大容量の業務報告書は Google ドライブで共有するようにして前述の問題を一掃。メールボックスの容量問題もクリアした。

さらに、Google ドライブを社員間での受信ファックスの共有にも活用している。ある取引先からは発注書などがファックスで届くが、外出している社員とすぐに共有できない。そこで、自動的に複合機で受信したファックスをパソコンに転送し Google ドライブにアップすることで、社員が出先でもモバイル端末で見られるようにしたのだ。この仕組みを使えば、新設する事務所にファックスを置く必要はなくなった。また、誰でも出先で持っている紙ベースの情報を共有したければ、コンビニなどからファックスを送信すれば済むようにもなった。

「書類の送信がメール添付で行われると誤送信されるリスクがあり、また受信側はローカルにダウンロードしなければなりませんからメモリを消費します。Google ドライブでの共有ならば、アクセス権がコントロールできますし、ダウンロードも不要です」

Google ドキュメントは、車両や調査工具の管理に活用している。それまで運行距離やガソリン消費量の記入を手書きで行っていたが、車に貼られてある QR コードをモバイル端末で読み込めば、Google ドキュメント のフォームによる車両管理日報が出るように設定。また、調査工具はフォームに正しいセット状態の写真を貼って視覚的に点検できるよう工夫している。こうして現場状況の一元管理による効率化とペーパーレスを実現した。

そして、同社は Google+ もさまざまな目的で活用している。まず業務においては、現場に出ている社員の位置情報の共有による、至近距離にいる社員への支援要請がある。

「ヘルプが欲しい時に Google+ のコミュニティにメッセージを書き込んでおけば、近くの手が空いた人が『これから向かう』と返すわけです。それをほかの人が見れば、一件落着とわかります。以前は本社の事務員がハブとなっていましたが、ワンクッション入ることでレスポンスに時間がかかっていました。その手間と時間が一掃できましたね」

調査した工事予定現場の写真や状況などを共有することで、現場に行かずとも設計者が設計できたり、工事担当者が必要な準備ができるといった業務効率化にもつなげている。

また、研修ツールとして、通信会社からの最新情報や機器の使用法などの共有に用いている。

「 Google+ は Google ドライブも併用できますから、モバイル端末でペーパーレスの研修ツールをどこにいても閲覧できます。これは便利ですね。Web GL 未搭載の端末でも使える Google マップがリリースされたので、これから地区情報の共有に利用したいと考えています」と、成田さんは Google 製品のさらなる活用を進める構えだ。