2017 年 6 月に代表取締役社長 澤田 貴司氏の号令の下、Google Workspace を活用した働き方改革を進めていくことを決定したファミリーマート。それから 1 年、今、その取り組みがどうなっているのか、澤田社長と、このプロジェクトを牽引した 2 人の責任者に聞く。

共同編集やハングアウトなどを駆使し、働き方改革に成功

導入に際しては、Google Workspace をどのように業務効率改善に繋げていくかのテストケースとして、新店舗開拓などを担当する「開発本部」にスコープ。社内でこの部署を試金石とすることで、Google Workspace の効能を見極めていくことになった。

「Google Workspace 導入決定以前から、この部署の負担を 50％ 削減するという計画がありました。もちろん、Google Workspace だけで実現できることではないのですが、こうした中で成功事例を積み上げて行くことで、より具体的な活用方法を広めていこうと考えたのです。」（新野氏）。

結論を言えば、Google workspace移行前の業務削減も含め、開発本部の負担は約 35％ 減。Google Workspace が働き方改革に効いていることを実感できていると言う。「全業務を約 10 項目に分けたのですが、その負担の 7 割は、上位 3 項目（資料・会議・連絡）で占められていました。その効率が、Google Workspace を駆使することで劇的に改善されました。資料についてはドキュメントやスプレッドシートを使った共同編集によって、ある業務では、集計の手間が約 80% も減。多数のメンバーが関わる資料作成も出し戻しの手間がなくなったことで約 40％ の効率向上が確認できています。最初こそ使い慣れないこともあってやや混乱がみられましたが、それも 1 か月程度で解消。今ではかつてのやり方はもうやりたくないなんて言う従業員もいます (笑) 。ほか、会議や連絡も Google Workspace を上手に活用して効率化。ハングアウトを使ったテレビ会議も積極的に行われており、6 月には、一日に 160 件実施されるほどにまで増加しました。」（新野氏）

リアルタイムな災害状況共有にも Google Workspace が活躍

そして現在、Google Workspace は、ファミリーマート約 8,000 名のスタッフにとってなくてはならないツールへ。部署、エリアなど、“縦軸”のグループによる業務連絡だけでなく、部署の枠にとらわれない「Fun & Fresh Station」という“横軸”のコミュニティを使った情報交換にも活用。これらは Google+ を利用することで、あたかも巨大な社内 SNS のように運用されている。

「このコミュニティでは“ワイガヤ”感を重視。現場が自ら考え、自由に情報や意見を発信できるようにしています。実際、特に何も教えていないのですが、各店頭の様子を写真や動画で分かりやすく共有するなど、これまでのシステムではできなかったやり方が次々と定着。ほとんどの社員が積極的に活用しています。ハングアウトなども含め、コミュニケーションの取り方が劇的に変わりました。」（新野氏）

「目に見えてスタッフの機動力が向上しているのを感じます。その代表例とも言えるのが、先日の大阪府北部地震や平成 30 年 7 月の豪雨被害などへの対応。発生後、わずか数時間でコミュニティが立ち上がり、リアルタイムに情報が更新されていくさまは圧倒的でした。今までにも様々な災害に見舞われたことがありましたが、全くの別次元のスピード感でした。」（田中氏）