カジュアルウェア専門店チェーンのライトオンは、2012 年 4 月、本部のエリア長やバイヤーなどのマネージャー層を対象に、 Google Workspace を約 300 アカウント導入した。その経緯には、次のように様々な要因が複合的に重なっている。

それまでのメールシステムは、本社サーバールームに Microsoft® Exchange をオンプレミスで構築し利用していた。それが老朽化し更新の必要性が浮上していた時に、東日本大震災が発生。本社のあるつくば市は、道路陥没・亀裂などが生じた被災地である。同社サーバールームでもマシンが倒壊するなどの被害があった。

「幸い、メールサーバーは無事でしたが、これが直接の契機となって BCP を意図したクラウド利用型への更新検討を始めました」と経営企画部システム担当の濱田 和広さんは言う。

それまで、対象層の社員は外出時には会社支給のノートパソコンとデータ通信カード、およびフィーチャーフォンを携帯していた。しかし、本社の外で Microsoft® Exchange にアクセスするには、セキュリティのため VPN を経由させなければならなかったが、その操作は面倒で使い勝手が悪かった。また、フィーチャーフォンも E メールやカレンダーの利用ができず不便を感じていたという。

「スマートフォンが普及していたので、メールシステムの更新と同時にフィーチャーフォンからスマートフォンに変更し、E メールをマルチデバイスでシームレスに利用できる環境をつくろうと決めたのです」と執行役員経営企画部長の川崎 純平さんは言う。

同社では、会社支給のフィーチャーフォンは好都合な料金削減プランを利用できる NTT ドコモを選定していたが、そうした契約を継続させるためにスマートフォンも NTT ドコモを選定。その OS が Android であったことから、更新するメールシステム含むコミュニケーションシステムとして、半ば必然的に Google Workspace を選定した。

「私を始め個人的に Gmail を使っていたユーザーが多く、使い勝手の良さはわかっていました。また、一応 Microsoft Office365 も確認しましたが、コストの面で合わないと判断しました」（濱田さん）

「利便性が格段に高まり、ハードやソフトを更新する必要がなくコストがセーブでき、かつセキュリティも確保できる。こんなにいいことないじゃない、という感じでしたね（笑）」と川崎さんは補足する。

メールシステムの切り替えに際しては、「対象者から戸惑いの声が上がるかと思ったが特にはなかった。そんなネガティブなことより、外でも同じようにメールやカレンダーが使えるという利便性が高まることを前に、皆ポジティブに使い方を学んでくれた」と濱田さんは説明する。

導入後、Gmail や Google カレンダーの利用から始まり、徐々に Google ドライブの活用が広がっている。同社は「すべての起点は店舗である」という「現場主義」を掲げ、POS データなどのデータからだけでは得られない現場の情報を経営判断にまで組み込む取り組みをしている。そこに Google ドライブが役立っているのだ。「例えば、スマートフォンで店頭の写真を撮影し、Google ドライブに上げて状況を共有するといった使い方がされ始めています。口頭では伝えにくかったことでも、視覚的に伝えることで正確かつスピーディーな共有ができるようになりましたね」（川崎さん）

また Google ドライブはチラシなどの制作に際し、商品写真などを社内スタッフと外部のカメラマンや印刷会社などと共有することにも活用されている。「それまでは本部と店舗間に独自に構築したグループウェアを利用していましたが、データ容量が重く使い勝手が悪かったのです。Google ドライブは大容量なのでサクサク動くと好評です。データ容量が不足したら、必要なだけ追加購入できるのもいいですね」（濱田さん）

川崎さんらは「今後は約 6000 名のアルバイトスタッフを含めた全体にも Google Workspace の活用を検討していきたい」と言う。その代表的なものは e-ラーニングだ。「例えば、陳列商品のたたみ方といったちょっとしたノウハウを、見たい時にいつでもスマートフォンなどで確認できる環境をつくりたいと思っています。店長などが指導していますが、忙しくて時間が取れないといったこともありますし、スタッフ自身が前向きに学びたいと思う意欲に応える環境を用意したいですね」と川崎さんは結んだ。